Ejemplo de manual del empleado para empresas remotas: Northstar Labs

Te damos la bienvenida a Northstar Labs LLC. Este manual del empleado presenta cómo trabajamos juntos: nuestras expectativas, tus derechos y responsabilidades, y los beneficios y políticas que dan forma a la vida diaria en la empresa. Aplica a todos los empleados y forma parte de nuestro compromiso con un lugar de trabajo justo, respetuoso y predecible.

Por favor, lee este manual del empleado con atención y consérvalo como referencia. Si algo no queda claro, o si tienes preguntas que este manual del empleado no responde, contacta a Sam Whitfield, Operations Lead en hello@northstarlabs.example. Siempre preferimos responder una pregunta a tiempo antes que dejar crecer un malentendido.

Este manual del empleado es una guía práctica, no un contrato de empleo. Resume las políticas y prácticas generales de la empresa para que cada empleado sepa qué esperar y qué se espera de él. Nada en este manual del empleado crea una promesa de empleo continuado ni garantiza una secuencia disciplinaria específica.

Cuando la ley lo permite, el empleo en Northstar Labs LLC es a voluntad: tanto tú como la empresa pueden dar por terminada la relación laboral en cualquier momento, con o sin causa y con o sin aviso previo, sin perjuicio de cualquier acuerdo laboral aplicable o de los requisitos de la ley. Algunos estados reconocen excepciones al empleo a voluntad, y nada en este manual del empleado pretende anular esas excepciones ni ningún acuerdo aplicable.

La empresa puede actualizar este manual del empleado de tiempo en tiempo. Cuando las políticas cambien, comunicaremos la actualización y regirá la versión vigente. La fecha de entrada en vigor de esta edición es March 1, 2027.

Northstar Labs LLC es un empleador con igualdad de oportunidades. Las decisiones de empleo — incluida la contratación, la promoción, la compensación, la disciplina y la terminación — se basan en calificaciones, desempeño y necesidades del negocio, no en características personales protegidas por la ley. Las características protegidas incluyen raza, color, religión, sexo (incluidos embarazo, orientación sexual e identidad de género), origen nacional, edad, discapacidad, información genética, condición de veterano y cualquier característica adicional protegida por la ley estatal o local aplicable.

Proporcionamos adaptaciones razonables a personas calificadas con discapacidad y para creencias y prácticas religiosas sinceramente profesadas, salvo que hacerlo imponga una carga excesiva. Si necesitas una adaptación, contacta a Sam Whitfield, Operations Lead en hello@northstarlabs.example.

Northstar Labs LLC se compromete a mantener un lugar de trabajo libre de acoso. El acoso basado en cualquier característica legalmente protegida — incluido el acoso sexual — está prohibido. Esto aplica a la conducta de gerentes, compañeros de trabajo, proveedores, clientes y cualquier otra persona con la que los empleados interactúen mientras trabajan, y aplica en las instalaciones, fuera de ellas, en línea y en eventos relacionados con el trabajo.

El acoso incluye conductas no bienvenidas como bromas o insultos ofensivos, apodos, agresión física o amenazas, intimidación, burlas o ridiculización, desprecios, objetos o imágenes ofensivas y la interferencia con el desempeño del trabajo. El acoso sexual incluye avances sexuales no bienvenidos, peticiones de favores sexuales y otra conducta verbal o física de naturaleza sexual, sea aceptada o rechazada.

Cómo reportar acoso:

• Reporta de inmediato a tu supervisor directo o a cualquier otro miembro de la gerencia con quien te sientas cómodo.
• También puedes reportar a Sam Whitfield, Operations Lead en hello@northstarlabs.example, o a cualquier líder de la empresa: nunca estás limitado a un solo canal.
• Los empleados también pueden acudir a la U.S. Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) o a la agencia estatal de empleo justo; no se requiere presentar primero un reporte ante la empresa.

La empresa responderá con prontitud. Los reportes se mantienen confidenciales en la medida en que sea posible y compatible con una investigación exhaustiva. Investigamos todos los reportes de forma rápida, completa e imparcial, y tomamos las medidas correctivas apropiadas cuando se determina una violación de la política. Está estrictamente prohibido tomar represalias contra quien reporte acoso de buena fe, participe en una investigación o se oponga a prácticas ilegales, y hacerlo constituye en sí mismo una violación de este manual del empleado. Si crees que has sufrido represalias, repórtalo por los mismos canales anteriores.

For employees working in California: California’s harassment, discrimination, and retaliation protections (FEHA) are broad. Protected characteristics include those listed under federal law and additional categories such as marital status, medical condition, genetic information, military or veteran status, and reproductive health decision-making. FEHA covers employers with 5 or more employees and applies to interns, volunteers, and contract workers in many situations.

California requires sexual harassment prevention training (SB 1343): supervisors receive at least 2 hours and non-supervisory employees at least 1 hour of training every two years, within 6 months of hire or promotion and annually thereafter per CRD guidance. The company schedules this training automatically; completion is tracked. The Civil Rights Department (CRD) administers complaints; employees may also use the reporting channels in the Anti-Harassment Policy of this employee handbook at any time.

A cada empleado se le asigna una clasificación que afecta las prácticas de pago y la programación. Los empleados se clasifican en general como de tiempo completo o tiempo parcial según las horas programadas de manera regular, y los puestos se designan como exentos o no exentos conforme a la Fair Labor Standards Act (FLSA) y la ley estatal aplicable. La clasificación depende de las funciones reales del puesto, no solo del título del cargo.

Los empleados no exentos tienen derecho a pago de horas extra como se describe en la sección de Compensación de este manual del empleado. A los empleados exentos se les paga con base en salario y no tienen derecho a horas extra. Si tienes preguntas sobre tu clasificación, contacta a Sam Whitfield, Operations Lead.

Este manual del empleado aplica únicamente a empleados. Los contratistas independientes, pasantes y otros trabajadores se contratan mediante acuerdos escritos separados, y la condición de contratista depende de la relación de trabajo real y de la ley aplicable: una etiqueta por sí sola no la determina.

La asistencia confiable es esencial para atender a nuestros clientes y colegas. Se espera que los empleados lleguen a tiempo y listos para trabajar en cada turno programado, y que permanezcan en el trabajo durante el turno completo, salvo durante los descansos autorizados. Para los empleados no exentos, todo el tiempo trabajado debe registrarse con exactitud; los empleados nunca deben trabajar horas sin registrar, fuera del reloj, ni pedir a otro empleado que registre tiempo por ellos.

Si no puedes trabajar, llegarás tarde o debes salir antes, avisa a tu supervisor con la mayor antelación posible y sigue el procedimiento de aviso de tu equipo. Las ausencias sin reportar pueden derivar en medidas correctivas. La impuntualidad o la ausencia repetida sin autorización también puede derivar en medidas correctivas, aplicadas de forma consistente y conforme a la ley aplicable.

La empresa reconoce que la enfermedad, las emergencias familiares y los permisos protegidos ocurren. Cuando sucedan, sigue los pasos de reporte de esta sección y, donde aplique, las políticas de permiso descritas en otra parte de este manual del empleado.

La semana laboral estándar en Northstar Labs LLC comienza el Monday. Los empleados reciben su pago Every two weeks según las horas registradas o el salario, según corresponda. Los recibos de pago detallan las ganancias y los descuentos como lo exige la ley.

Los empleados no exentos deben registrar todas las horas trabajadas, incluido el tiempo trabajado de forma remota o fuera del horario habitual. Las horas extra deben aprobarse por adelantado ante un supervisor siempre que sea posible. Trabajar horas extra sin aprobación previa puede derivar en medidas correctivas; sin embargo, todo el tiempo compensable trabajado por empleados no exentos cubiertos se paga según lo exige la ley aplicable, a la tarifa de horas extra requerida. Los problemas de aprobación de horas extra se corrigen mediante acompañamiento y disciplina, nunca reteniendo el pago de horas ya trabajadas.

Los descuentos del salario solo se hacen según lo permite la ley. Si crees que un pago contiene un error, repórtalo de inmediato a Sam Whitfield, Operations Lead o a hello@northstarlabs.example y será revisado y corregido según corresponda.

Discusión de salarios: nada en este manual del empleado prohíbe a los empleados discutir sus propios salarios o condiciones de trabajo con compañeros u otras personas, en la medida en que esté protegido por la ley.

For employees working in California, California law requires: an unpaid, duty-free meal period of at least 30 minutes before the end of the 5th hour of work (and a second meal period before the end of the 10th hour when the workday exceeds 10 hours); and a paid 10-minute rest period for each 4 hours worked (or major fraction thereof), taken in the middle of each work period where practicable. Meal periods during which the employee is relieved of all duty may be unpaid; if the employee is not relieved of all duty, the meal period is paid and an hour of premium pay is due for each day a compliant meal or rest period is not provided (Labor Code § 226.7).

Employees may — with written agreement and fully voluntary mutual consent — waive a meal period when the workday will not exceed 6 hours (and the first meal period when the day will not exceed 12 hours). Rest periods may not be waived. Schedules are built to provide compliant breaks; if a break is missed, shortened, or interrupted by work, report it the same day so the schedule can be corrected and any premium pay due can be paid.

La empresa observa los siguientes días festivos pagados para empleados elegibles: Año Nuevo, Día de los Caídos, Día de la Independencia, Día del Trabajo, Día de Acción de Gracias y Navidad. Cuando un festivo cae en fin de semana, la empresa designa un día de observancia. La elegibilidad y las prácticas de pago por festivo para empleados no exentos siguen la ley aplicable y la práctica de la empresa.

El tiempo fuera del trabajo — por vacaciones, enfermedad, necesidades familiares, duelo, servicio de jurado, votación o servicio militar — se rige por las políticas específicas de este manual del empleado y por la ley federal, estatal y local aplicable. Cuando la ley estatal o local exige permisos pagados o no pagados, los requisitos legales aplican aun cuando este manual del empleado no los describa en detalle.

Las solicitudes de permisos planificados deben presentarse a tu supervisor con la mayor antelación posible. Nada en esta sección limita los derechos de permiso que puedas tener por ley, y donde este manual del empleado guarde silencio, rigen los requisitos legales aplicables.

Los empleados elegibles acumulan tiempo libre pagado (PTO) que puede usarse para vacaciones, necesidades personales u otro tiempo planificado fuera del trabajo. El PTO es un beneficio de la empresa: la ley federal no exige vacaciones pagadas, de modo que los términos de esta sección son política de la empresa y no un mínimo legal. Cuando la ley estatal o local exija permisos que esta sección no describa, esos requisitos legales aplican.

• Los empleados de tiempo completo acumulan PTO desde su fecha de inicio, según el calendario entregado al contratar.
• Las solicitudes deben presentarse por adelantado y ser aprobadas por tu supervisor antes de programar el tiempo.
• El PTO se planifica en colaboración: las necesidades del negocio pueden requerir ajustar fechas.

El PTO no utilizado al final del año, y el pago del PTO al terminar el empleo, siguen los documentos de política entregados al contratar y la ley estatal aplicable. Las preguntas van a Sam Whitfield, Operations Lead en hello@northstarlabs.example.

La empresa ofrece una política de licencia por enfermedad separada del PTO para que los empleados no tengan que elegir entre su salud y su pago. La licencia por enfermedad cubre la propia enfermedad, lesión o citas médicas del empleado y, donde la política o la ley aplicable lo prevea, el cuidado de un familiar y las circunstancias amparadas por normas como las reglas de permiso por violencia doméstica.

Cuando la ley estatal o local exige licencia por enfermedad pagada (por ejemplo, para empleados que trabajan en California), aplican los términos de acumulación, uso y aviso legalmente exigidos, y prevalece la norma más protectora si esta sección y la ley difieren. Los empleados deben avisar a su supervisor de una ausencia por enfermedad lo más temprano posible en el día afectado, siguiendo el procedimiento de aviso del equipo.

California law requires employers to provide paid sick leave to employees who work in California for at least 30 days within a year. As of the 2024 expansion (SB 616 / Labor Code § 246), covered employees earn no less than 1 hour of paid sick leave for every 30 hours worked, with a minimum entitlement of 40 hours or 5 days (whichever is greater) per 12-month period; employers using a different accrual method must provide no less than the statutory minimum. Employees may carry over accrued, unused paid sick leave (with statutory caps), and the company may limit use to 40 hours or 5 days per 12-month period unless a more generous policy applies.

California paid sick leave may be used for the employee’s own diagnosis, care, or treatment of an existing health condition, for preventive care, and for the purposes described in Labor Code § 246.5 — including care of a family member (as broadly defined) and time related to being a victim of domestic violence, sexual assault, or stalking. The company provides the required paid sick leave notice (Wage Notice / itemized wage statement disclosures), does not require a doctor’s note as a condition of taking paid sick leave in the first instance, and does not retaliate against employees for using or attempting to use paid sick leave.

Local ordinances (for example, in San Francisco, Los Angeles, San Diego, Berkeley, Oakland, San Jose, and Santa Monica) may provide additional paid sick leave rights beyond state law. This section describes California state requirements; check your local ordinance or hello@northstarlabs.example for more.

Northstar Labs LLC ofrece un paquete de beneficios para empleados elegibles. Los beneficios se rigen por los documentos oficiales de los planes y los contratos de seguro: esta sección del manual del empleado es solo un resumen, y donde difieran, rigen los documentos del plan.

• Cobertura de salud: planes médicos, dentales y de visión para empleados elegibles, con ventanas de inscripción al contratar y durante la inscripción abierta anual.
• Ahorro para el retiro: un plan de ahorro para el retiro; consulta los documentos del plan para la elegibilidad y los detalles de aportaciones complementarias.
• Otros beneficios pueden incluir cobertura de vida e invalidez, apoyo de bienestar y apoyo al desarrollo profesional.

La elegibilidad, los periodos de espera y los derechos de continuación de beneficios (como COBRA donde aplique) se describen en los materiales de los planes. Contacta a Sam Whitfield, Operations Lead en hello@northstarlabs.example para obtener documentos de los planes o ayuda con la inscripción.

Northstar Labs LLC espera que cada empleado actúe con profesionalismo, legalidad y respeto por los colegas, los clientes y la empresa. Este manual del empleado no puede enumerar cada expectativa, pero las siguientes normas aplican en todo momento mientras representes a la empresa.

• Trata a compañeros, clientes y proveedores con cortesía y respeto; la conducta discriminatoria, de acoso o abusiva está prohibida como se describe en la Política contra el acoso.
• Cumple las funciones asignadas con honestidad y seguridad, y sigue las instrucciones lícitas de los supervisores.
• Protege la propiedad, los fondos y la información confidencial del negocio.
• Evita los conflictos de interés y divulga cualquier empleo o interés externo que razonablemente pueda entrar en conflicto con tus funciones.
• No te presentes a trabajar bajo los efectos del alcohol o de drogas ilegales, ni las poseas, uses o distribuyas en el trabajo.

Nada en este manual del empleado pretende interferir con los derechos legales de los empleados, incluido el derecho a discutir salarios, horarios o condiciones de trabajo con compañeros, a plantear en conjunto inquietudes sobre las condiciones del lugar de trabajo o a participar en actividad protegida por la Sección 7 de la National Labor Relations Act (NLRA). Estas normas están redactadas para leerse de manera consistente con esos derechos.

Las violaciones de estas normas se abordan mediante medidas correctivas proporcionales a las circunstancias. La empresa conserva discrecionalidad sobre la respuesta y no se promete ninguna secuencia disciplinaria específica.

Para los empleados que trabajan de forma remota o con horario híbrido, todas las políticas de este manual del empleado aplican exactamente igual que en el sitio de trabajo. El trabajo remoto es una forma de trabajar, no una relación de empleo distinta.

• Cumple tus horarios y tu disponibilidad acordados, y registra todas las horas trabajadas si eres no exento.
• Acondiciona un espacio de trabajo seguro y funcional, y toma las pausas de comida y descanso normales que exija la ley aplicable.
• Protege la información confidencial: usa herramientas aprobadas por la empresa y bloquea la pantalla cuando haya otras personas cerca.
• Asiste a las reuniones de seguimiento programadas y comunícate de forma proactiva con tu equipo.

Los empleados remotos son responsables de las implicaciones fiscales, de seguros y de registro de su ubicación de trabajo, y deben informar a la empresa antes de cambiar su estado principal de trabajo, porque las reglas laborales siguen el lugar donde el trabajo realmente se realiza.

Los dispositivos, cuentas, correo electrónico y redes proporcionados por la empresa son para uso del negocio. Los empleados no deben esperar privacidad en los sistemas de la empresa más allá de lo que la ley otorga; la empresa puede acceder, monitorear y conservar el contenido de sus sistemas en la medida permitida por la ley. El uso de dispositivos personales para el trabajo debe seguir el mismo cuidado.

Los empleados deben mantener la confidencialidad de la información confidencial. Esta incluye los registros de personal, los datos de clientes, la información financiera y los secretos comerciales, tanto durante el empleo como después de que termine. Las obligaciones legales de reportar conducta ilegal y las divulgaciones protegidas por ley (incluidas las protecciones para denunciantes) siempre prevalecen sobre esta política.

En redes sociales y comunicaciones públicas: presenta tus opiniones como tuyas cuando hables en lo personal, no divulgues información confidencial y no hables en nombre de la empresa sin autorización. Los empleados siguen libres de discutir salarios, horarios, condiciones de trabajo y otros términos del empleo entre sí y con terceros, en la medida protegida por la ley: nada en este manual del empleado restringe esas discusiones ni la actividad conjunta lícita.

La seguridad va primero. Northstar Labs LLC se compromete a mantener un lugar de trabajo seguro y saludable y a cumplir los requisitos aplicables de seguridad y salud ocupacional, incluida la Occupational Safety and Health Act donde aplica.

• Realiza tu trabajo con seguridad y sigue todas las reglas, procedimientos y capacitaciones de seguridad.
• Reporta accidentes, lesiones, peligros y cuasi accidentes a tu supervisor de inmediato, el mismo día siempre que sea posible.
• No operes equipos para los que no estás capacitado y autorizado, y nunca anules los dispositivos de seguridad.
• Mantén las áreas de trabajo, los pasillos y las salidas despejados y limpios.

Los empleados pueden plantear inquietudes de seguridad a su supervisor, a Sam Whitfield, Operations Lead en hello@northstarlabs.example o directamente ante la autoridad de seguridad competente, y la empresa prohíbe las represalias por reportes de seguridad hechos de buena fe. La violencia, las amenazas de violencia y las armas en el lugar de trabajo (donde la ley o las reglas de la empresa las prohíban) no se toleran.

El empleo puede terminar de forma voluntaria (renuncia) o involuntaria (terminación o recorte). Cuando el empleo termine, la empresa pide a los empleados dar aviso cuando sea posible — al menos dos semanas se agradecen en las renuncias — y devolver toda la propiedad de la empresa, incluidos dispositivos, llaves, credenciales y documentos.

El pago final se emite según lo exige la ley aplicable, incluidas las reglas sobre el plazo y la forma de los salarios finales en el estado donde trabaja el empleado. La continuación de beneficios y el pago de permisos no utilizados, donde apliquen, se manejan según los términos de los planes y la ley aplicable.

Las obligaciones que sobreviven al empleo — como la confidencialidad de la información de la empresa y de la información personal — continúan después del último día de trabajo. Los comentarios de salida son bienvenidos: la retroalimentación honesta nos ayuda a mejorar.

Acuso que recibí y leí el manual del empleado de Northstar Labs LLC, que tuve la oportunidad de hacer preguntas al respecto y que entiendo las políticas descritas en él.

Entiendo que este manual del empleado no es un contrato de empleo, que no altera la relación de empleo a voluntad donde aplique, y que la empresa puede revisarlo en cualquier momento. Entiendo que no cubre todas las situaciones y que donde guarde silencio, rige la ley aplicable.

Nombre del empleado: ______________________ Firma: ______________________ Fecha: ____________