リモート企業の従業員ハンドブックの例：Northstar Labs

Northstar Labs LLCへようこそ。本従業員ハンドブックは、私たちがどのように共に働くかを紹介するものです。会社の期待、あなたの権利と責任、そして日々の職場生活を形づくる福利厚生や諸制度について説明します。本従業員ハンドブックはすべての従業員に適用され、公平で、敬意ある、予測可能な職場を目指す私たちの取り組みの一部です。

本従業員ハンドブックをよくお読みいただき、手元に置いてご参照ください。不明な点や、本従業員ハンドブックが答えていない質問がある場合は、Sam Whitfield, Operations Lead（hello@northstarlabs.example）までお気軽にお問い合わせください。誤解が大きくなる前に、早めに質問にお答えしたいと考えています。

本従業員ハンドブックは雇用契約書ではなく、実用的なガイドです。会社の方針と一般的な運用を要約し、すべての従業員が何を期待でき、何を期待されるかを把握できるようにします。本従業員ハンドブックのいかなる記載も、雇用の継続を約束するものでも、特定の懲戒手順を保証するものでもありません。

法律で認められる範囲において、Northstar Labs LLCでの雇用は随意雇用（at-will）です。つまり、従業員または会社のいずれかが、いつでも、理由の有無を問わず、予告の有無を問わず、雇用関係を終了できます。ただし、適用される雇用契約や法令の要件はこの限りではありません。一部の州では随意雇用の例外が認められており、本従業員ハンドブックのいかなる記載も、それらの例外や適用される契約を無効にする意図はありません。

会社は本従業員ハンドブックを随時更新することがあります。方針が変更された場合には変更内容をお知らせし、その時点で有効な版が適用されます。本版の発効日はMarch 1, 2027です。

Northstar Labs LLCは、均等な雇用機会を保障する雇用主です。採用、昇進、報酬、懲戒、解雇を含む雇用上の意思決定は、法律により保護される個人的特徴ではなく、資格、成果、事業上の必要性に基づいて行われます。保護される特徴には、人種、肌の色、宗教、性別（妊娠、性的指向、性自認を含む）、出身国、年齢、障害、遺伝情報、退役軍人としての地位、および適用される州・地域の法令で保護されるその他の特徴が含まれます。

会社は、過度の負担を課さない限りにおいて、障害のある適格な個人、および誠実に抱く宗教的信条・慣行に対する合理的配慮を提供します。配慮が必要な場合は、Sam Whitfield, Operations Lead（hello@northstarlabs.example）までご連絡ください。

Northstar Labs LLCは、ハラスメントのない職場を実現することをお約束します。法律で保護されるいかなる特徴に基づくハラスメント — 性的ハラスメントを含む — も禁止します。これは、管理者、同僚、取引先、顧客、業務上接するすべての方々の行為に適用され、職場の内外、オンライン、業務関連の行事のすべてに及びます。

ハラスメントには、歓迎されない行為、たとえば不快な冗談や中傷、侮辱的な呼び方、暴行や脅迫、威嚇、嘲笑やからかい、侮辱や見下し、不快な物や画像、業務の妨害が含まれます。性的ハラスメントには、歓迎されない性的な誘い、性的な便宜の要求、その他の性的な言動（言語・身体を問わず）が含まれ、それに応じたか拒否したかは問いません。

ハラスメントの報告方法：

• 不快な行為があった場合は、直属の上司または信頼できる他の管理職に速やかに報告してください。
• Sam Whitfield, Operations Lead（hello@northstarlabs.example）、または会社の他のリーダーにも報告できます。報告窓口は一つに限定されません。
• 従業員は、米国雇用機会均等委員会（EEOC）や州の公正雇用機関に直接連絡することもできます。事前に会社へ報告する必要はありません。

会社は報告に速やかに対応します。報告内容は、徹底した調査と両立する範囲で可能な限り機密として扱われます。すべての報告を迅速、徹底、公正に調査し、ポリシー違反が確認された場合には適切な是正措置を取ります。誠実にハラスメントを報告した人、調査に協力した人、違法な行為に反対した人に対する報復は厳しく禁止され、それ自体が本従業員ハンドブックの違反となります。報復を受けたと感じた場合は、上記と同じ窓口からご報告ください。

For employees working in California: California’s harassment, discrimination, and retaliation protections (FEHA) are broad. Protected characteristics include those listed under federal law and additional categories such as marital status, medical condition, genetic information, military or veteran status, and reproductive health decision-making. FEHA covers employers with 5 or more employees and applies to interns, volunteers, and contract workers in many situations.

California requires sexual harassment prevention training (SB 1343): supervisors receive at least 2 hours and non-supervisory employees at least 1 hour of training every two years, within 6 months of hire or promotion and annually thereafter per CRD guidance. The company schedules this training automatically; completion is tracked. The Civil Rights Department (CRD) administers complaints; employees may also use the reporting channels in the Anti-Harassment Policy of this employee handbook at any time.

各従業員には、給与実務と勤務スケジュールに影響する区分が割り当てられます。従業員は、通常の所定勤務時間に基づきフルタイムまたはパートタイムに区分され、職位はFLSA（米国公正労働基準法）および適用される州法に基づき免除（exempt）または非免除（non-exempt）に指定されます。区分は役職名ではなく、職位の実際の職務内容によって決まります。

非免除の従業員は、本従業員ハンドブックの「給与および労働時間」のセクションに記載のとおり、残業手当の支給対象です。免除の従業員は月給制で支払われ、残業手当の対象外です。区分について質問がある場合は、Sam Whitfield, Operations Leadにお問い合わせください。

本従業員ハンドブックは従業員のみに適用されます。独立請負人やインターンなどの労働者は別途の書面契約に基づいて契約され、請負人としての地位は実際の労働関係と適用法令によって決まります — 呼称だけでは決まりません。

確実な出勤は、顧客と同僚に応えるために不可欠です。従業員は、割り当てられたすべてのシフトに時間どおりに、働ける状態で出勤し、承認された休憩を除き、シフトの全時間を勤務することが期待されます。非免除の従業員は、労働したすべての時間を正確に記録しなければなりません。未記録の労働、打刻外の労働、他の従業員による代理の打刻は、いかなる場合も行ってはなりません。

出勤できない、遅刻する、早退する必要がある場合は、できるだけ早く上司に連絡し、チームの欠勤連絡手順に従ってください。無連絡の欠勤は是正措置の対象となり得ます。無断の遅刻や欠勤の繰り返しも、適用法令に従い一貫した是正措置の対象となり得ます。

会社は、病気、家族の緊急事由、法律で保護される休暇が起こることを理解しています。その場合は本セクションの報告手順に従い、該当する場合は本従業員ハンドブックの他の部分に記載された休暇ポリシーに従ってください。

Northstar Labs LLCの標準勤務週はMondayに始まります。従業員には、該当する場合、記録された時間または月給に基づきEvery two weeksで給与が支払われます。給与明細は、法令が要求するとおり収入と控除を項目別に示します。

非免除の従業員は、リモートや通常時間外の労働を含め、労働したすべての時間を記録しなければなりません。残業は、実行可能な限り事前に上司の承認を受ける必要があります。事前承認のない残業は是正措置の対象となることがありますが、対象となる非免除従業員の報酬対象時間は、適用法令と所定の残業率に従ってすべて支払われます。残業承認の問題は、指導と懲戒によって是正され、働いた時間の給与を差し止めることで対処されることは決してありません。

給与からの控除は、法令で認められる場合にのみ行われます。給与に誤りがあると思われる場合は、Sam Whitfield, Operations Leadまたはhello@northstarlabs.exampleに速やかに報告してください。確認のうえ、必要に応じて訂正されます。

賃金に関する話し合い：本従業員ハンドブックのいかなる記載も、従業員が法律で保護される範囲で、自分の賃金や労働条件を同僚等と話し合う権利を禁止するものではありません。

For employees working in California, California law requires: an unpaid, duty-free meal period of at least 30 minutes before the end of the 5th hour of work (and a second meal period before the end of the 10th hour when the workday exceeds 10 hours); and a paid 10-minute rest period for each 4 hours worked (or major fraction thereof), taken in the middle of each work period where practicable. Meal periods during which the employee is relieved of all duty may be unpaid; if the employee is not relieved of all duty, the meal period is paid and an hour of premium pay is due for each day a compliant meal or rest period is not provided (Labor Code § 226.7).

Employees may — with written agreement and fully voluntary mutual consent — waive a meal period when the workday will not exceed 6 hours (and the first meal period when the day will not exceed 12 hours). Rest periods may not be waived. Schedules are built to provide compliant breaks; if a break is missed, shortened, or interrupted by work, report it the same day so the schedule can be corrected and any premium pay due can be paid.

会社は、対象となる従業員に対し、以下の有給休日を設けます。元旦（New Year's Day）、メモリアルデー（戦没将兵追悼の日）、独立記念日、レイバーデー（労働者の日）、感謝祭（サンクスギビング）、クリスマス。休日が週末に当たる場合、会社は振替休日を指定します。非免除従業員の適格性および休日給与の取扱いは、適用法令と会社の運用に従います。

仕事を離れる時間 — バケーション、病気、家族の用事、忌引、陪審員としての義務、投票、軍務 — は、本従業員ハンドブックの個別ポリシーおよび適用される連邦・州・地域の法令により規定されます。州または地域の法令が有給または無給の休暇を義務付ける場合、本従業員ハンドブックに詳細が記載されていなくても、法令の要件が適用されます。

計画された休暇の申請は、できるだけ早く上司に提出してください。本セクションのいかなる記載も、法律上取得できる休暇の権利を制限するものではなく、本従業員ハンドブックに記載のない事項については、適用される法令の要件が優先します。

対象となる従業員には、バケーション、私用、その他計画された休暇に使える有給休暇（PTO）が付与されます。PTOは会社の福利厚生として提供されます — 連邦法はバケーションに対応する給与を義務付けていないため、本セクションの条件は法定最低基準ではなく会社の方針です。州または地域の法令が本セクションに記載のない休暇を義務付ける場合、それらの法的要件が適用されます。

• フルタイム従業員は、入社の日から、入社時に提示されるスケジュールに従ってPTOを取得します。
• 申請は事前に提出し、休暇が確定する前に上司の承認を受けてください。
• PTOは業務との調整で計画されます — 業務上の必要性により、日程の調整をお願いする場合があります。

年末時点の未使用PTOと、雇用終了時のPTOの清算は、入社時に提示されるポリシー文書および適用される州法に従います。ご質問は、Sam Whitfield, Operations Lead（hello@northstarlabs.example）までお願いします。

会社は、従業員が健康と給与のどちらかを選ばずに済むように、PTOとは別の病気休暇制度を設けています。病気休暇は、従業員本人の病気、負傷、医療機関への通院に適用され、適用される制度または法令が定める場合には、家族の介護や、DV被害者に関する休暇法令などでカバーされる状況にも適用されます。

州または地域の法令が有給病気休暇を義務付ける場合（例：カリフォルニア州で働く従業員）、法令が定める付与、使用、通知の条件が適用され、本セクションと法令が異なるときは、従業員をより保護する規定が優先します。病欠の際は、当日できるだけ早く、チームの欠勤連絡手順に従って上司へ連絡してください。

California law requires employers to provide paid sick leave to employees who work in California for at least 30 days within a year. As of the 2024 expansion (SB 616 / Labor Code § 246), covered employees earn no less than 1 hour of paid sick leave for every 30 hours worked, with a minimum entitlement of 40 hours or 5 days (whichever is greater) per 12-month period; employers using a different accrual method must provide no less than the statutory minimum. Employees may carry over accrued, unused paid sick leave (with statutory caps), and the company may limit use to 40 hours or 5 days per 12-month period unless a more generous policy applies.

California paid sick leave may be used for the employee’s own diagnosis, care, or treatment of an existing health condition, for preventive care, and for the purposes described in Labor Code § 246.5 — including care of a family member (as broadly defined) and time related to being a victim of domestic violence, sexual assault, or stalking. The company provides the required paid sick leave notice (Wage Notice / itemized wage statement disclosures), does not require a doctor’s note as a condition of taking paid sick leave in the first instance, and does not retaliate against employees for using or attempting to use paid sick leave.

Local ordinances (for example, in San Francisco, Los Angeles, San Diego, Berkeley, Oakland, San Jose, and Santa Monica) may provide additional paid sick leave rights beyond state law. This section describes California state requirements; check your local ordinance or hello@northstarlabs.example for more.

Northstar Labs LLCは、対象となる従業員に福利厚生パッケージを提供します。福利厚生は正式なプラン文書および保険契約により規定されます — 本従業員ハンドブックのこのセクションは要約にすぎず、両者が異なる場合はプラン文書が優先します。

• 医療保障：対象となる従業員向けの医療・歯科・眼科プラン。入社時および年次のオープンエンロール期間に加入できます。
• 退職貯蓄：退職貯蓄プラン。適格条件とマッチングの詳細はプラン文書をご覧ください。
• その他の給付には、生命保険・障害保険、ウェルネス支援、職業開発支援が含まれる場合があります。

給付の適格条件、待機期間、継続権（該当する場合のCOBRAなど）はプラン資料に記載されています。プラン文書や加入のサポートについては、Sam Whitfield, Operations Lead（hello@northstarlabs.example）までお問い合わせください。

Northstar Labs LLCは、すべての従業員が、同僚、顧客、会社に対して敬意を持って、職業的かつ適法に行動することを期待します。本従業員ハンドブックはすべての期待を挙げられるものではありませんが、会社を代表する場面では常に以下の基準が適用されます。

• 同僚、顧客、取引先に礼儀と敬意をもって接してください。差別的、ハラスメントにあたる、虐待的な行為は、「ハラスメント防止ポリシー」に記載のとおり禁止です。
• 割り当てられた職務を誠実かつ安全に遂行し、上司の適法な指示に従ってください。
• 会社の資産、資金、機密の事業情報を保護してください。
• 利益相反を避け、職務と合理的に相反し得る社外での勤務や利害を開示してください。
• アルコールや違法薬物の影響下で出勤せず、職場でそれらを所持、使用、譲渡しないでください。

本従業員ハンドブックのいかなる記載も、従業員の法的権利を侵害する意図はありません。その権利には、賃金、労働時間、労働条件を同僚と話し合う権利、職場の条件について共同で懸念を表明する権利、全国労働関係法（NLRA）第7条に保護される活動に従事する権利が含まれます。これらの基準は、それらの権利と両立するように読まれるものです。

これらの基準への違反は、状況に応じた是正措置によって対処されます。会社の対応は裁量に委ねられ、特定の懲戒の順序は約束されません。

リモートまたはハイブリッド勤務の従業員にも、本従業員ハンドブックのすべてのポリシーが、出社勤務とまったく同じように適用されます。リモートワークは働き方の一つであり、別の雇用関係ではありません。

• 合意した勤務時間と連絡がとれる時間帯を維持し、非免除の場合は労働したすべての時間を記録してください。
• 安全で機能する作業環境を整え、適用法令が要求する通常の食事・休憩を取ってください。
• 機密情報を保護してください。会社が承認したツールを使い、他の人が近くにいるときは画面をロックしてください。
• 予定されたミーティングに参加し、チームと積極的にコミュニケーションを取ってください。

リモートで働く従業員は、勤務地に起因する税務、保険、登録の影響について自ら責任を負い、主な勤務州を変更する前に会社へ連絡しなければなりません。雇用のルールは、実際に業務が行われる場所に従うからです。

会社支給の端末、アカウント、メール、ネットワークは業務利用のために提供されています。従業員は、法令が認める範囲を超えて、会社のシステムについてプライバシーの期待を持つことはできません。会社は、法令で認められる範囲で、自社システム上のコンテンツにアクセスし、監視し、保存することがあります。私物端末を業務に使う場合も、同じ注意に従ってください。

従業員は、機密情報を機密のまま保持しなければなりません。機密情報には、人事記録、顧客データ、財務情報、営業秘密が含まれ、この義務は雇用中および雇用終了後も続きます。違法な行為を報告する法的義務や、法律により保護される開示（内部告発者保護を含む）は、常に本ポリシーより優先します。

SNSおよび公の場での発言について。個人として意見を述べる際は自分の見解であることを明示し、機密情報を開示せず、承認されていない限り会社を代表して発行しないでください。従業員は、法律で保護される範囲で、賃金、労働時間、労働条件その他の雇用条件を互いに、また他の人と話し合う自由を引き続き持ちます — 本従業員ハンドブックのいかなる記載も、それらの話し合いや適法な共同行動を制限するものではありません。

安全が最優先です。Northstar Labs LLCは、安全で健康的な職場を維持し、適用される職業安全衛生要件 — 該当する場合の職業安全衛生法（Occupational Safety and Health Act）を含む — を遵守することをお約束します。

• 業務を安全に遂行し、すべての安全規則、手順、研修に従ってください。
• 事故、負傷、危険、ヒヤリハットは、直ちに — 可能な限り当日中に — 上司へ報告してください。
• 教育と承認を受けていない設備を運転せず、安全装置を決して迂回しないでください。
• 作業場、通路、非常口を整理し、清潔に保ってください。

従業員は、安全上の懸念を上司、Sam Whitfield, Operations Lead（hello@northstarlabs.example）、または関係する安全当局に直接申し出ることができ、会社は誠実な安全報告に対する報復を禁止します。暴力、暴力的な脅迫、および（法令または社則により禁止される）職場への武器の持ち込みは許容されません。

雇用は、自己都合（退職）または会社都合（解雇・一時解雇）により終了することがあります。雇用が終了する際、会社は可能な範囲での予告を従業員にお願いしています — 退職の場合は少なくとも2週間あると助かります — また、端末、鍵、認証情報、文書を含むすべての会社資産を返却してください。

最終給与は、従業員が勤務する州における支払時期および形式に関する規則を含め、適用法令に従って支払われます。給付の継続および未使用休暇の清算は、該当する場合、プラン規定と適用法令に従って処理されます。

雇用終了後も存続する義務 — 会社情報および個人情報の機密保持など — は、最終勤務日の後も継続します。退職時のご意見も歓迎です。率直なフィードバックは、私たちの改善の役に立ちます。

私は、Northstar Labs LLCの従業員ハンドブックを受け取り、読んだこと、その内容について質問する機会があったこと、およびそこに記載されたポリシーを理解したことを確認します。

私は、本従業員ハンドブックが雇用契約書ではなく、該当する場合の随意雇用関係を変更するものでもなく、会社がいつでも改訂できることを理解します。また、本従業員ハンドブックがすべての状況を網羅するものではなく、記載のない事項については適用法令が優先することを理解します。

従業員名：______________________ 署名：______________________ 日付：____________